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El uso de la tecnología en la gestión de tesorería

Desde hace algún tiempo, en las revistas internacionales de tesorería cada vez aparecen más artículos referidos a los TMS, los Treasury Management Systems. Y esto a alguien le puede parecer normal, porque en España hace ya 30 años que aparecieron los primeros sistemas integrados de tesorería. Pero a los que llevamos ya algún tiempo (mucho tiempo, la verdad) en el mundo de los sistemas de gestión de tesorería, no deja de sorprendernos esta “eclosión”.

Hace ya algunos años, tuve que presentar un sistema de tesorería a un grupo de expertos de una afamada consultora internacional. Su conclusión fue rápida: esto lo lleva ya la contabilidad, y para otros datos tenemos el Excel (el mejor invento del siglo XX, después del PC). De hecho, hasta hace pocos años, los grandes sistemas ERP que dominan el mundo no preveían dotarse de un sistema específico de tesorería.

Y ahora, hay páginas y páginas dedicadas a los TMS, y a brillantes proyectos de implantación. Supongo que con páginas de publicidad incluida.

Pero  cuando comienzas a ver cual es el uso que efectivamente se está dando a las herramientas, no ya a nivel internacional, sino en un país como España, que como digo tiene una larga tradición en este tipo de sistemas, te quedas sorprendido.

En Grupo Choice entendemos el uso de los sistemas de tesorería como un proceso que se inicia en la cobertura de las tareas con menor valor añadió, ligadas a temas más administrativos (conciliación, integración de cobros y pagos, reflejo contable y traspaso  a los ERP de administración para eliminación de duplicidad de tareas). Son aspectos importantes, que aumentan significativamente la productividad del departamento de tesorería, y liberan recursos para tareas más relevantes de gestión. Y estas tareas efectivamente se aprovechan. Y alcanzar niveles de conciliación del 85%-90% de los apuntes está al alcance de la mayoría de las compañías.

Pero la sorpresa llega ahí. Cuando hablamos de gestión operativa, pocas compañías van más allá de intentar conocer su saldo. Muchas no se fían ni de las proyecciones de tesorería derivadas de previsiones de cobros y pagos ¿La razón? Las previsiones de pago se aceptan como dato, si bien se depende de la “agilidad” del departamento contable para incorporar las facturas. Las previsiones de los ingresos de los cobros, si van a hacerse por reposición (cheque o transferencia) son dudosos. Y si se van a hacer mediante confirming o cartera, hay dudas en la operativa a seguir ¿Incorporarlos a vencimiento? ¿Gestionar una cartera de efectos y documentos de cobro? Y vuelve a aparecer el Excel (sustituto de la épica “libreta del tesorero”) para llevar las previsiones a 15-30 días vista.

En un rápido análisis, cuando hablas con los usuarios, se aprecia que los proyectos de implantación de esos sistemas brillan por su ausencia. Un proyecto que defina objetivos de gestión a alcanzar, pasos a seguir en la implantación (que no en la instalación, que es solo cargar un software), formación en profundidad que permita optimizar el resultado de la inversión realizada. En aras de un bajo coste, se vende que “con una semana de formación esto ya funciona”. Esto halaga al cliente (“es Usted capaz de esto y más”), y facilita la venta (bueno, bonito y barato). Lo que sufre es el resultado.

Y por tanto, llegar al tercer escalón de la evolución en el uso de los sistemas, en la mayoría de los casos es una quimera. Con la cantidad de instalaciones que hay en este país, parece mentira que hablar de negocio bancario o seguimiento de cash-flows y desviaciones presupuestarias siga siendo algo novedoso. O que las compañías no tengan un perfecto control del riesgo de interés que hay en su tesorería.

Claro que cuando uno lee en esas revistas sajonas los “proyectos de éxito” ve que los objetivos de gestión que se plantean no van a veces mucho más allá de poder conocer el saldo que se tiene en múltiples cuentas nacionales o internacionales, (mera conexión con bancos) o resolver los temas de centralización y barridos de cuentas (que siguen estando solo en el primer escalón). Y que pocos hablan de resolver los temas del segundo o tercer escalón.

Y hay que tener en cuenta que estos sistemas, de una rentabilidad clara aunque solo sea por la recuperación de costes bancarios por errores o por la reducción de carga administrativa, son la base para poder tener una información de calidad, que facilite el llegar a la elaboración de KPI de tesorería (más artículos sobre los KPI de tesorería aquí) que permitan, de verdad, añadir valor en la gestión.

O sea, que quien tenga un sistema que intente explotarlo al máximo de sus posibilidades, y si hace falta, que reinstale el sistema para sacarle el máximo fruto de gestión. La escalera a la gestión avanzada está marcada.

Y quien no lo tenga, que busque y compare, porque alternativas, hay.

Grupo Choice ofrece una de estas alternativas a través de las soluciones Ficos Treasury y Ficos Lite, para dar respuesta a los diferentes modelos de tesorería de manera totalmente integrada con el resto de las funciones de negocio, complementada por la suite de módulos complementarios que dan soporte desde la gestión para la elaboración del presupuesto de Tesorería a la ayuda a la toma de decisiones a través del cuadro de mandos BI Treasury.

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