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La información sobre períodos medios de pago

plazo-pago-a-proveedoresEl BOE del pasado día 4 de febrero publicaba la resolución de 29 de enero de 2016, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con el periodo medio de pago a proveedores en operaciones comerciales. Tras una prolija exposición de razones jurídicas, con referencias expresas a la Ley de Morosidad, en menos de 4 páginas hay un articulado bastante claro.

Se trata simplemente de hacer una media ponderada del plazo de pago de las facturas pagadas en 2015, y otra media ponderada del plazo de las facturas pendientes de pago al cierre del ejercicio. Y el tercer dato es una media ponderada de ambas, concepto al que se llama “Periodo medio de pago a proveedores”. Una descripción poco afortunada del concepto del plazo medio de pago, pero el objetivo de la resolución no es ser purista con los conceptos.

Solo queremos tratar dos temas sobre esta resolución. Primero su cálculo y luego su utilidad.

Desde el punto de vista del cálculo, parece muy sencillo. Es simplemente tomar las facturas pagadas en el ejercicio y ver el plazo que va desde la fecha de recepción a la fecha de pago. Y claro, como siempre el diablo está en los detalles.

Una empresa que tenga 100 facturas en el año, no lo tiene difícil. Pero una que tenga más de 1.000 va a tener algún problema

La resolución habla de un plazo que va desde la fecha de entrega de los bienes o la prestación de servicios hasta la fecha de pago. Cuando contabilizamos la factura de proveedor, nuestro ERP ¿Guarda la fecha de entrega o recepción ¿ Puede ser que la guarde en el subsistema de almacenes, pero no en el de finanzas?. De hecho, como ya se prevén problemas, la misma resolución habla, en el art 5 ap. 4 de que “a falta de información fiable sobre el momento en que se produce esta circunstancia, se podrá tomar la fecha de recepción de la factura. Y aquí se abre una vía para que esos períodos de pago se acorten a efectos de cálculo.

Por otro lado, se habla de la fecha de pago, que debería, solo debería, ser fácilmente identificable. Si la empresa paga por transferencia, no debe haber problema: Se ordena, se contabiliza y se ejecuta. Pero si la empresa paga por cheque, es habitual que se dé como pagada la factura a la emisión del cheque, que puede tardar 5 o 7 días en ser efectivamente cargado.

Hay empresas que cuando emiten un confirming dan de baja la deuda del proveedor, lo traspasan a otra cuenta contable ,para diferenciar los riesgos asumidos, y no siempre van a mantener claramente identificada la relación factura- orden de confirming-cargo en cuenta de la deuda con la entidad.

Si una factura se contabiliza erróneamente en un proveedor, al traspasarse al correcto difícilmente se arrastra toda la información inicial. Es un problema de trazabilidad.

Creemos que el legislador no ha previsto la complejidad de los procesos administrativos de pago, la relación entre los diferentes pasos entre la contabilización y el pago de una factura y como se pueden ligar los diferentes subprocesos.

Otro problema está, aunque parezca raro, en el importe. A priori no parece complejo. Pero en los casos en que haya en juego facturas rectificativas o notas de cargo del proveedor, y  no olvidemos que los acuerdos comerciales funcionan en base a notas de cargo ¿Cómo se tienen en cuenta?¿Cómo importes pagados en negativo?¿Y  con qué plazo?¿Se toma el importe pagado de la factura solo por el neto liquidado?

Y luego está el universo de facturas a tratar. Ya el art 6º punto 1 último párrafo hace una referencia a “Asimismo, se suministrará cualquier información que la sociedad considere adecuada para aclarar aquellas circunstancias que, a juicio de la entidad, pudieran distorsionar el resultado obtenido en el cálculo del periodo medio de pago a proveedores.” Pero la exposición de motivos de la norma es más detallada, porque cita “Como por ejemplo, el establecimiento de días de pago fijos, las facturas cuyo pago se encuentre retenido por desacuerdos con el proveedor o por falta de información en factura, etcétera”

Está claro que separar en dos universos las facturas pagadas, las que no han tenido problemas y aquellas que han presentado incidencia, no es simple. Una factura puede estar identificada como “retenida para pago” porque hay alguna incidencia con el proveedor. Pero una vez superada la incidencia, esa referencia desaparece. De una factura pagada es muy difícil saber si en un momento dado dio o no problemas.

Y sobre las facturas pendientes de pago al cierre del ejercicio planea la sombre de “la basura acumulada”. Facturas que se contabilizaron erróneamente y no se han dado de baja, errores en la asignación de pagos a facturas,…Si ya en las cuentas de clientes estos saldos erróneos existen, y estamos interesados en cobrar, no digamos ya en proveedores.

En GRUPO CHOICE, nuestra actividad de desarrolladores e implantadores de software financieros nos ha hecho ya ver más de una vez esta problemática. Es resoluble, pero no es sencillo. Que nadie piense que esto es un Excel rápido y dos multiplicaciones. Porque todos sabemos que es fácil encontrase pendiente de pago una factura de 2013 o anterior, pero que nadie le hace caso porque corresponde a un cargo erróneo, que lógicamente no se pagó, pero que nadie limpió.

Todo lo anterior parte de la idea de que se quiere dar un dato veraz, y no simplemente un “chute del plazo”. Porque una preocupación de los departamentos financieros, en esta primera publicación es saber si los auditores harán mención a esos plazos de pago, en el caso de que ostensiblemente superen el plazo que fije la Ley, como notas en su informe.

Pero todo lo anterior, con dedicación y voluntad, es resoluble. Ya tenemos en las memorias de nuestros clientes los plazos medios de pago. Y ahora ¿Qué? No hay duda de que las empresas de aseguramiento van a tener un dato más para validar el riesgo de las deudas que aseguran, pero a nivel de empresa tambien hay oportunidades.

El Credit Manager debería ya empezar a preparar los procedimientos que va a seguir. Como acceder a la información del Registro Mercantil para obtener las memorias de los clientes, como mínimo de los A y B, aquellos cuyo riesgo puede ser relevante en caso de incidencia para la compañía. Y plantearse ya ¿Qué hacer si mi cliente presenta unos datos con plazos de pago muy dilatados? ¿Afecta eso a mi decisión de riesgo? ¿El cliente nos está pagando a esos plazos que ha publicado, a plazos menores o superiores?

Si esta información no va a servir para esta toma de decisiones, es totalmente inútil .Servirá para llenar páginas de color salmón, y escribir artículos y hacer comentarios. Pero útil no lo será en absoluto.

¿Podrá servir para que las autoridades económicas tomen alguna medida? Han pasado unas elecciones y no parece que el tema de la morosidad sea el primero, ni el segundo ni el tercero, en el que piensan los futuros responsables. Nuestra opinión sobre el tipo de medidas a tomar la hemos expresado reiteradamente, en entradas como las que figuran al pie. No somos partidarios de usar como medida la mera sanción económica o multa, que a fin de cuentas es voluntarista, susceptible de amiguismo, recurrible y solo aumentaría más la carga de trabajo judicial. Pasémosle el control a la Hacienda Pública: no subvenciones, no contratación con Organismos públicos, menos intereses deducibles, menos deducciones fiscales,… Ahí no hay ni voluntarismo, ni amiguismo, funciona el principio del “solve et repete” y la inversión de la carga de la prueba.

Una herramienta más. Ya veremos si con esto logramos que la morosidad, aunque no desaparezca, se atenúe.

Lecturas recomendadas

Resolución de 29 de enero de 2016, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.

El combate contra los largos plazos de pago

Sanción legislativa y bien protegido

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