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¿Le damos la suficiente importancia a la factura?

facturasFICHace ya algún tiempo, publicamos una entrada sobre la relevancia de la factura en el proceso de “cash-in” de las compañías (ver “la importancia de la factura”). Y ahora, pasado el tiempo, he vuelto a revisar en varios clientes tanto facturas emitidas como facturas recibidas. Y se aprecian situaciones algo anómalas.

El RD 1619/2012 de 30 de noviembre, que entró en vigor el 1 de enero de 2013, establecía las 14 condiciones que debía cumplir la factura. Y sobre la normativa anterior, que era del año 2003, y siguiendo los pasos de la Ley de Morosidad, añadió un requisito en la información de la factura: la fecha en que se hacen las operaciones. No en vano, la Ley de Morosidad fijaba que el plazo de inicio de cómputo del vencimiento debía ser la fecha de entrega del bien o servicio.

Como muchas compañías hacen la factura en el momento de la salida de la mercancía, no conocen la fecha de entrega. Y suelen colocar como información en la factura la fecha de emisión en el albarán. Y es que la única manera de poder colocar en la factura la fecha efectiva de entrega supondría no facturar hasta que el transportista nos haya confirmado la entrega, que es una de las obligaciones que fija el contrato de transporte, o en el caso de servicio que podamos confirmar la recepción. Es lo que se suele conocer como “post-facturación” frente a la “facturación simultanea”. Somos un país de FOB, y no es eso lo que dice la Ley de Morosidad.

Además, esto nos puede poner en una situación conflictiva, pues el cliente puede rechazar la factura porque hay un dato obligatorio y que no aparece, y el dato que se coloca ni es el correcto ni es el que pide la ley. Menos mal que la ignorancia de los detalles de la normativa y la buena voluntad elimina más problemas. Porque estamos fijando como Fecha de Inicio del Cómputo para el vencimiento una fecha que no es la que marca la ley.

Y yendo a la Fecha de Inicio de Computo, vemos que es muy raro encontrar compañías que hayan modificado la estructura de su factura para incluir esta información. Esto en el caso de las facturas que solo incorporan una entrega lo hemos comentado en los párrafos anteriores. Pero en las facturas que recogen diversas entregas, es muy relevante.

La Ley habla de que diversas entregas pueden recogerse en una misma factura. Esto es lógico habida cuenta de que en esa factura citaremos varios albaranes de entrega, y los albaranes en España no son un documento fiscal, a diferencia de otros países y del propio concepto de devengo del IVA, como ya comentábamos en la entrada antes referida. En este punto la Ley de Morosidad tiene varias incoherencias, propias de haber sido hecha por un legislador que nunca ha estado en una empresa.

La primera es fijar ese plazo de 15 días como plazo máximo de agrupación de albaranes. Teniendo en cuenta que el objetivo fiscal de la factura es el control, entre otros del IVA, y que el IVA tiene un plazo de liquidación mensual, ese plazo quincenal carece de sentido. Además hay muchas compañías que prefieren la facturación mensual por la continuidad que hay en las entregas. Y que de hecho la siguen manteniendo. Si el objetivo era que no se atrasara el vencimiento, las vías son otras.

Y la misma ley plantea una vía cuando en el art 4, párrafo 4º dice:

“…siempre que se tome como fecha de inicio del cómputo del plazo, la fecha correspondiente a la mitad del período de la factura resumen periódica o de la agrupación periódica de facturas de que se trate, según el caso, y el plazo de pago no supere los 60 días desde esa fecha”.

Primera sorpresa: la ley habla de una Fecha de Inicio del Cómputo (FIC) que acabamos de decir que muy pocas empresas identifican en sus facturas. O sea que muchos plazos empiezan a contar desde el día 15 o 30. Porque también hay pocas empresas que tengan como plazo de su clientes 53 días, porque como la agrupación tiene de media 7 días (no vamos a discutir si se ha de contar el día 7 o el 8, el 22 o el 23) pues hasta 60 hay que sumar 53. Piénsenlo: Se imaginan recibir una factura que ponga como condiciones de pago: “53 días de la entrega”. Otra cosa sería que pusiéramos como fecha de factura el 15, como fecha de inicio del cómputo del vencimiento el 7, y como plazo 60 días, lógicamente a partir del FIC.

Segunda sorpresa: la fecha que se propone es la mitad del período. Así, directamente. Esto si es una prueba de desconocimiento o ignorancia en gestión empresarial. La Ley debería hablar de una FIC calculada según la media ponderada por importes. Hace ya varios años un cliente del sector de electrodomésticos, que agrupaba facturaciones mensualmente a sus clientes en Canarias, identificaba la FIC con base en la fecha media ponderada por importes de las entregas. Y lo hacía porque algunos de sus clientes solicitaban las entregas entre los días 1 y 5 del mes. Lo que hacía el cliente, si se le hubiera aplicado la fecha media del período, en este caso el día 15, era obtener más financiación directamente. Mientras que al ponderar por importe la FIC estaba hacia el día 2 o 3. Y no es que el cálculo sea complejo. El problema real es que el concepto de FIC no se tiene claro.

Y esto es grave, porque el FIC es el que marca el inicio para el cómputo de la fecha de vencimiento, y si adelantamos por error el FIC (la fecha de salida de almacén y no la fecha de entrega efectiva) estamos adelantando el vencimiento. Y eso será lo que quede en nuestros registros. Y cuando el cliente pague a la fecha que él considera realmente la correcta, 3 o 4 días después, diremos que hay morosidad. Porque estaremos de acuerdo que morosidad es cualquier pago recibido después del vencimiento, pero del real, no del que nos hemos “inventado”. Y si cobramos por recibo domiciliado, nos podemos encontrar con una devolución, porque hemos adelantado el vencimiento sobre lo pactado. Y si cobramos por reposición, entenderemos que hemos cobrado tarde.

La modesta y olvidada factura quizás necesita que le demos otra vuelta de análisis.

1 Comentario en ¿Le damos la suficiente importancia a la factura?

  1. Siempre hay que darles la importancia que merecen las facturas, hay que poner siempre la fecha en que se hacen las operaciones

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