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Digitalización de tesorería (I): Extractos y conciliación

En nuestra última entrada hablábamos de la digitalización como una de las tendencias de gestión más notables de estos últimos tiempos. Y también comentábamos que no hablábamos de algo “novedoso”, sino de que en estos momentos asistimos a una eclosión del uso de este concepto, porque las nuevas tecnologías, está haciendo que cada vez, en el día a día, tengamos sus herramientas más próximas. Y cuidado que a veces se confunde con la idea de “Internet de las cosas”. Las dos se basan en las tecnologías, pero es bueno no mezclar.

El objetivo de la digitalización es claro: analizar los procesos (o subprocesos de negocio) y, aprovechando las nuevas (y a veces no tan nuevas) tecnologías eliminar todas las tareas sin valor añadido. Y esta eliminación, en el área de gestión de la información, que es el objetivo del área administrativa, es tan o más importante que en otras áreas.

¿Cómo puede el concepto digitalización ayudarnos en la gestión de tesorería?

Como hemos dicho, no vamos a hablar de conceptos novedosos, pues en España hace más de 30 años que disponemos de formatos estándar (las Normas AEB) que nos han permitido una comunicación directa, en doble sentido, con las entidades financieras. Y las grandes compañías y muchas PYMES ya han sacado provecho de esta facilidad de comunicación, pero ahora cualquier microempresa puede tener una mayor facilidad de acceso a estas herramientas.

Y como decíamos en nuestra entrada anterior, vamos a analizar los diferentes subprocesos.

En esta entrada vamos a analizar los subprocesos de bajada de extractos de la entidad financiera, conciliación de cuentas y fijación de la posición de tesorería. Y aquí encontramos tareas que se pueden automatizar, y tareas que no añaden valor.

Comencemos con la bajada de extractos bancarios. Muchas PYMEs ya tienen contratados los servicios de banca electrónica. Y con una cierta periodicidad, acceden a la entidad y obtienen el extracto en formato papel, con distintas posibles vistas (tipo extracto, en formato Excel,…). Está claro que tenemos a una persona dedicando su tiempo a una tarea necesaria, pero que puede ser sustituida por un servicio de bajada diaria de los extractos. Y esos servicios pueden ser contratados en formato SAAS, a unos costes mínimos, y que están muy por debajo del coste de una persona. Pensemos que solo 15 minutos diarios de una persona (que no da para muchas cuentas) son más de 300 minutos al mes, 5 horas de coste de personal. Y solo para tener un informe en papel. Y disponer de esos extractos es importante porque ahí nos van a llegar informaciones relevantes: transferencias recibidas de clientes, impagados del día anterior, cargos bancarios por intereses, comisiones o gastos soportados, cargos de servicios domiciliados,… Claro que si tenemos ese extracto en forma de fichero digitalizado ( es decir un soporte estructurado, ordenado y legible) es fácil descomponerlo en información a traspasar al área de clientes (cobros e impagos), o al de proveedores (cargos recibidos) o al propio departamento de tesorería para validar cargos por comisiones, gastos o intereses.

Vayamos al siguiente concepto: la conciliación de cuentas. Este concepto se utiliza mucho para diferenciar tareas necesarias y tareas sin valor añadido. Y es que la conciliación bancaria carece de valor añadido. Es necesaria para asegurar el valor patrimonial de la compañía. Pero la empresa no vale más, ni tiene un mejor posicionamiento estratégico o de mercado porque sus cuentas estén conciliadas. Y prueba de ello es que solo una vez al año, cuando vienen los auditores “conciliamos” las cuentas de clientes o de proveedores, que son igual de importantes. Existen sistemas informáticas (TMS en su notación inglesa: Treasury Managementen System) que permiten, una vez recibidos los extractos bancarios en un formato estandarizado, una conciliación diaria de las cuentas bancarias y la contabilidad. Y esto es importante para el tesorero por un tema: está identificando “que sabe el banco y la compañía no sabe”. Porque cualquier partida bancaria pendiente no conciliada es algo que en nuestra contabilidad no está. En Grupo CHOICE solemos llamar a esta información de obtención diaria “conciliación de control”. Manualmente es muy laboriosa de plantear. En cualquier caso (tengo pocos apuntes, tengo pocos bancos,…) es un depredador de tiempo y un generador de coste Si se puede obtener de forma automatizada, es solo ejecutar un proceso más, liberando tiempo de nuestros recursos.

Y con estos dos pasos llegamos a una información relevante. Teniendo en cuenta lo que la compañía sabe (según su contabilidad) y lo que no sabe (lo que el banco nos está informando y no tenemos) podemos llegar a la fijación de la posición real de tesorería: Cual es nuestro saldo disponible según el banco y cuantos cargos o abonos podemos tener pendientes, sean remesas enviadas y no abonadas, o cheques enviados pendientes de cargo.

A algunas compañías esto ya les sonará, e incluso ya lo estarán utilizando. Entre ellos estarán los clientes de GRUPO CHOICE. Pues de lo que estamos hablando es de digitalización: cómo las tecnologías de la información nos pueden ayudar a eliminar tareas sin valor añadido o cómo podemos optimizar el subproceso de obtención de información de las entidades.

Cuando las entidades están hablando de fintech y de agilizar su relación con los clientes, uno de los temas es: “Lleve su banco en su teléfono”. Para una empresa hablaríamos de “conozca su posición en cualquier momento”.

¿Cuál puede ser el error de muchas empresas, pequeñas y medianas? “Como ya tengo el personal de administración en plantilla, que lo siga haciendo”, cuando la pregunta debería ser: ¿Cómo puedo eliminar tareas sin valor añadido y que mi personal haga tareas más productivas?

Hemos querido esquematizar estros flujos de información y en próximas entradas iremos completando en función del tema que tratemos.

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Para mayor información sobre herramientas de digitalización y gestión en el área de tesorería pueden dirigirse a la web de GRUPO CHOICE www.grupochoice.com

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