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Digitalización de la tesorería (II): Posición y previsión

bifurcación-rioHabíamos dejado a nuestro tesorer@ con la posición bancaria actualizada. Hemos de tener en cuenta que la posición bancaria que ha recibido es la que el banco tenía al cierre del día anterior.

Según el tipo de negocio, el tesorero puede necesitar a lo largo del día actualizar la información, no solo por el efecto en los saldos (cualquier “sorpresa” deberá ser cubierta con una OMF de valoración 0 días), sino también por información relevante que puede recibir.

Así, un cliente de Grupo Choice es un grupo de empresas de comercialización de vehículos. A lo largo del día recibe las transferencias de clientes por venta de vehículos, y en la información bancaria de los ingresos figura el número de bastidor del coche que se le ha vendido. Si a las 1 de la tarde se tiene esa información, se puede contactar con la entidad que tiene la documentación y acelerar el proceso de matriculación, mejorando el servicio al cliente.

Pero nuestro tesorero no tiene suficiente con conocer el saldo que tenía ayer. Vemos que una incidencia que vea hoy solo puede solventarla con una OMF, y estas operaciones son caras en cuanto a comisiones. Por eso debe prever cual va a ser su situación en el futuro a corto plazo. Y ahí empezamos a hablar de previsión de tesorería.

No debemos confundir los conceptos de previsión y presupuesto (Ver “planificación, presupuesto y previsión de tesorería“). Cuando hablamos de previsiones referimos a los cobros y pagos referidos a operaciones comerciales o financieras ya realizadas o firmadas. Y cuando hablamos de presupuesto nos referimos a los cobros derivados de ventas aún no realizadas, a los pagos ligados a compras aún no realizadas, o a compromisos financieros que aún no hemos asumido pero prevemos para el futuro.

¿Y dónde podemos encontrar los datos de previsiones? Pues en lo referido a operaciones comerciales con clientes y proveedores las tenemos en nuestro ERP. Ahí encontraremos las facturas pendientes de cobro y pago, y por tanto los flujos monetarios que podemos esperar. Y según la calidad del dato más podremos aprovechar la información para prever el flujo de ingreso o pago futuro.

Hay 4 elementos que dan mayor valor al dato:

1.- La actualización de la información. Si los volcados de información de facturación son diarios, tendremos una visión actualizada de los flujos de cobro previstos. Pero si son semanales o quincenales, la calidad de esta información será inferior. Y lo mismo hemos de decir de las facturas de proveedores. Cuanto antes estén contabilizadas las facturas, antes tendremos la información sobre el posible pago futuro. Hay compañías que no contabilizan las facturas hasta que están conformadas. Y esto es un grave error, pues con ello:

a.- Se confunde factura contabilizada con factura autorizada para pago, es decir conformada, que son dos conceptos distintos.

b.- Se atrasa la deducción del IVA soportado, al cual da derecho la mera tenencia de la factura.

c.- No se dispone de información sobre la previsión del posible pago a realizar, si la factura se llega a conformar (cosa que acaba ocurriendo más del 95% de las veces).

2.- El banco por el que está previsto el cobro o el pago. Si se conoce a aué banco hará el cliente la transferencia, o el banco en el que esta domiciliado el efecto, nuestra previsión poidrá darnos información más detallada. Si no es así, el tesorero debe “inventarse un banco empresa” a donde podrá dirigir esos flujos de los que no conoce la entidad de cargo o abono.

3.- El medio de cobro o pago a utilizar. No es lo mismo prever el abono de un cobro si se hará por recibo, por transferencia o por cheque. En un caso el abono será a vencimiento, en otro será 1 o 2 días posterior y en otro puede demorarse 5 o 7 días. Y lo mismo podemos referir a pagos por recibo o por transferencia o cheque.

4.- La fecha de cobro/pago. Si en nuestro ERP tenemos la información del medio de cobro o pago, podremos ajustar mejor la fecha prevista para el flujo de tesorería, con una estimación de ingreso o cargo posterior al vencimiento efectivo.

Pero, ¿y la información de futuros cobros y pagos que no está en el ERP? Nos referimos a muchos conceptos conocidos por el tesorero como compromiso de pago o posibilidad de cobro, pero que el ERP no refleja como compromiso, como pueden ser temas relacionados con acreedores (servicios de luz, gas, agua, alquileres,…) , ciertos gastos (personal, SS) o impuestos (IVA, IRPF, IS,…) o con clientes especiales (recobro de un moroso,…) o deudores (subvenciones, devoluciones de impuestos,.. E incluso los cargos financieros derivados de préstamos, por intereses o principal, o inversiones de excedentes.

En ese punto podemos acudir al “siempre-útil” Excel, una herramienta que l tesorero conoce y domina. Si en una plantilla preparamos esos impactos, con los datos que recogeríamos de nuestro ERP (concepto, banco, fecha, importe, signo, tipo de operación,..) podemos enriquecer nuestra previsión a corto plazo, para tener una mejor perspectiva de nuestra tesorería.

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Con todo lo anterior, nuestro esquema de tesorería se va completando. Y a la información bancaria podemos añadir las estimaciones de flujos futuros. Más información que nos va a permitir un mejor control.

Los sistemas TMS de Grupo Choice prevén la integración estandarizada de previsiones de cobros y pagos provenientes de los diferentes ERP del mercado, así como plantillas estandarizadas en Excel para otros cobros y pagos. Cada vez que se incorpora información actualizada, se sustituye automáticamente la información anterior, evitando duplicidades.

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