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Digitalización de la tesorería (III): Contabilización de apuntes

contabilizacion-apuntes-tesoreriaLa contabilización de los apuntes bancarios es una tarea que comporta tiempo y esfuerzo, pero que tiene muchas posibilidades de simplificarse de forma significativa.

Si un apunte contable tiene como mínimo una partida y una contrapartida (ésta es una de las dos reglas fundamentales de la contabilidad que estableció Fra Lucca Paccioli en 1494), a partir de la información bancaria ya tenemos una partida: el apunte referido a bancos, pues conocemos su importe, su signo y la cuenta bancaria, asociable a una cuenta contable. Pero nos queda pendiente la otra parte (o las otras partes) del asiento contable.

Si el movimiento bancario viene derivado de un traspaso entre cuentas o de un barrido (en un modelo de centralización) conocemos los dos componentes de la anotación contable y puede ser automatizable de inmediato. Por eso solemos decir que un barrido de cuentas no debe generar mayor carga administrativo-contable.

Pero como “contrapartida” del importe bancario podemos tener proveedores, acreedores, gastos, ingresos,.. Y aquí se deben tomar una serie de decisiones:

1.- ¿Quién debe contabilizar la contrapartida? ¿El departamento de tesorería o el de contabilidad?

2.- ¿Cuándo se debe hacer la contabilización? ¿De forma única, o de forma sucesiva?

3.- El apunte contable, ¿debe hacerse en el sistema de contabilidad o puede venir de un sistema auxiliar?

4.- La contabilización bancaria ¿Se hace solo a la vista de la información del extracto bancario o se debe esperar algún tipo de documento físico?

Estas cuatro preguntas van a definir cómo va a ser nuestro modelo de integración entre el TMS y el resto de módulos del ERP.

La práctica habitual, y la diferenciación de responsabilidades, hace que sea el departamento de contabilidad quien quiera sumir la decisión de las cuentas que deben actuar como contrapartida del apunte del banco, y decidir si es un activo o un gasto, un pasivo o un ingreso, y la cuenta/subcuentas de imputación. Y lo mismo podemos decir de la asignación de un cobro a un cliente/factura o de un pago a un proveedor/factura., que puede ser hecha por el área de clientes o proveedores En Grupo Choice hemos visto, en alguna implantación, que el departamento de tesorería sí era quien imputaba contablemente conceptos referidos a préstamos/inversiones y gastos/ingresos financieros.

Si hay dos departamentos que han de completar la anotación contable, eso supone dos momentos en el tiempo. Y ese plazo de tiempo puede soportarse ya sea a través de una cuenta contable transitoria (carga el área de tesorería con el apunte bancario y descarga contabilidad) o de un proceso informático que mantenga la anotación “suspendida” hasta que sea completada.

Si nuestro ERP ya tiene un módulo de TMS incorporado, probablemente trabajara con el concepto de “suspensión”. Lo vemos en las remesas enviadas al cobro o descuento, que quedan pendientes de aprobación hasta la descarga por parte del banco, o las transferencias emitidas que quedan también “suspendidas” hasta que el banco confirma el cargo.

Si nuestro ERP no tiene un módulo TMS incorporado, la solución más eficaz es el uso de una cuenta transitoria que refleje todos los apuntes bancarios a la espera de su contabilización. El TMS actuaría como una contabilidad auxiliar de bancos, al igual que hay una contabilidad auxiliar de clientes o de proveedores, donde guardamos la información de esa área al máximo detalle, dejando para la contabilidad general solo los agregados de las masas patrimoniales.

En esta línea, y para facilitar la identificación del apunte aunque no se haya recibido aún la documentación bancaria, Grupo Choice ha desarrollado una herramienta que permite al área de contabilidad visualizar el extracto bancario, y sobre todo el registro 23 de la Norma 43, de una forma amigable para el área de contabilidad, de forma que pueda identificar el cliente/factura, el proveedor, el número de remesa, el cambio de divisa, las comisiones…facilitando así la contabilización del apunte bancario.

La implantación de cualquier TMS, si se quiere aprovechar las posibilidades de contabilización, supone definir el Documento Contable Suficiente (DCS), es decir aquel documento que permite contabilizar un apunte. Y ese “Documento” puede ser un documento interno (una orden de transferencia), un documento bancario (un pago de extranjero) o una línea en el extracto bancario. Esta última opción es la que realmente nos lleva a una digitalización de la contabilización de apuntes bancarios.

Nuestro esquema inicial se va completando. Ya no solo tenemos los datos bancarios. Hemos añadido nuestras previsiones a corto plazo. Y ahora decidimos si nuestro TMS solo recibirá información de apuntes bancarios contabilizados o será la fuente de la información contable en nuestros sistemas.

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Los sistemas TMS de Grupo Choice prevén la integración estandarizada de la información en la contabilidad de la compañía, actuando el TMS como una contabilidad auxiliar de bancos, con un nivel superior en el detalle de la información, además de incorporar estimaciones no contables a efectos de previsión.

 

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