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Los Acuerdos Comerciales y el Credit Manager

Los acuerdos comerciales (como parte del Trade Marketing) son habituales en el sector de la gran distribución. Aunque algunos departamentos en la empresa, con visión cortoplacista, lo ven como un mero coste comercial, el Trade Marketing supone trabajar en un entorno colaborativo y  pactar acciones conjuntas entre el fabricante y el distribuidor, con beneficio para ambos: Para el fabricante, la posibilidad de colocar y su posicionar su producto en el distribuidor mejora. Para el distribuidor, supone una mejora de su rentabilidad, a cambio de esa colaboración con el fabricante, que puede implicar riesgo con nuevos productos, surtidos o promociones. Y todo ello con el afán de mejorar la posición conjunta frente al consumidor final.

Hasta aquí, podríamos estar hablando solo de técnicas de venta o marketing. Pero como todo en la empresa, acaba afectando a múltiples departamentos. No vamos a hablar de logística o de planificación de la producción, que claramente vemos que serán afectados en esta cadena de valor que planteamos, sino que vamos a centrarnos en el impacto que tiene en el área del Credit Manager

Los acuerdos comerciales fabricante-distribuidor acaban plasmándose en unos contratos o  “plantillas”, donde se establecen las retribuciones que las distintas acciones tendrán. No hablamos de un simple rappel de compra por volumen, sino de temas más complejos como la ubicación de un producto en el lineal, la ocupación de cabeceras de góndola, los mix de productos, la introducción de nuevos productos, la reposición en el lineal o la colaboración en cartelería, aperturas o aniversarios. … y muchos más. Y todo ello ligado a determinadas familias de productos (o a productos en concreto) y a distintas ubicaciones geográficas del distribuidor. La complejidad puede ser tan amplia como la voluntad de querer llevar adelante la colaboración entre ambas partes.

La práctica de la gestión de estos acuerdos comerciales, sobre todo en los países del Sur de Europa, y cada vez más en el resto, es que los cargos que se derivan de estos acuerdos comerciales los gestione el cliente, es decir, el distribuidor, y que se los envíe al fabricante, para deducírselo después de los pagos a realizar. Y fijémonos que no hablamos de facturas rectificativas, sino de auténticos cargos por servicios (materiales o inmateriales) que se han prestado. Si el distribuidor acepta colocar un producto en una situación y ocupación preferente en su lineal, es un servicio (pactado y definido) que ha establecido con el fabricante. Y ese servicio es el que factura.

Tenemos por lo tanto unas facturas emitidas por el fabricante, con base en las entregas realizadas y según los precios de tarifa pactados, facturas que ya pueden incluir determinados tipos de concepto, que minoran el importe, como los rápeles a cuenta, o los descuentos que se hayan pactado que se reflejarán en factura,pero suelen ser los menos.

Pero el grueso de los costes de los acuerdos comerciales se va a generar desde el distribuidor. Y supondrán la emisión, y por tanto la recepción en el departamento de administración de clientes del fabricante, de toda una serie de cargos, que minoraran la deuda con el cliente.

Y ¿Qué puede ocurrir? Pues que al recibir el cobro del cliente aparezcan deducidos cargos que el fabricante aún no tiene reflejados. Con lo que se puede generar una imagen aparente de atraso en el pago por parte del cliente.

¿Se trata de una voluntad del cliente de no pagar? Claramente no. Se trata de un proceso administrativo complejo, que afecta directamente a la deuda del cliente, y por tanto a la previsión de cobro del tesorero y al control de la deuda que debe realizar el Credit Manager.

El Credit Manager, en estas compañías, debe estar permanentemente controlando dos conceptos fundamentales: el coste devengado, el decir, los costes que se han generado como fruto de las ventas y de los acuerdos establecidos, y el coste documentado, es decir, de aquel del que se ha recibido la nota de cargo del cliente. La diferencia “devengado menos documentado” implica que hay importes pendientes de recibir el documento pertinente, y que por tanto no figuran minorando la deuda del cliente. Y esa cantidad  deberá matizarse al evaluar el atraso en el pago del cliente. Y por otro lado, deberá controlar que el importe documentado nunca supere al importe devengado, pues eso supondría que el cliente está generando cargos por eventos que aún no se han producido, aplicando costes diferentes a los pactados o por eventos no sujetos a acuerdo. Y ahí habrá que pedir a los departamentos de ventas que rechacen el cargo y así lo comuniquen al cliente.

Y en los clientes de Grupo Choice esta tarea está asignada a los Credit Manager, porque son los que tiene la función de controlar la calidad de la deuda, que es de lo que se trata. No es perseguir un impagado, es controlar en cada momento si el atraso es justificado o no. Y eso implica un alto valor añadido de la gestión

Grupo Choice ha implantado en distintos clientes en España, Italia y Portugal su sistema SIAC (Sistema de Información de Acuerdos Comerciales) para la gestión y seguimiento exhaustivo de los acuerdos comerciales, de los importes devengados y documentados, y de los saldos pendientes, para control tanto contable (imputación de gastos a nivel analítico), como a efectos comerciales (coste incurrido por cliente),  de marketing (coste incurrido por producto) o de riesgo de clientes (importes devengados no documentados).

 

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