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Acuerdos comerciales y bases de cálculo

El principio básico de los acuerdos comerciales, o Trade Marketing, es conceptualmente simple: en función de las ventas se establecen una serie de descuentos en factura o el cliente genera una serie de cargos a su proveedor. Parece una simple multiplicación.

Pero cuando se profundiza en el detalle (el diablo siempre está en los detalles) la complejidad aumenta, y de forma notable. Y uno de los primeros problemas aparece en el momento de fijar la base de cálculo de la condición pactada.

Lo más simple es pensar en una base de cálculo en función del importe de la factura. Pero por la propia condición de los acuerdos, es habitual que se aplique a nivel  de la línea de la factura, sobre todo si el acuerdo se ha pactado sobre un determinado grupo de productos, en una pirámide gran familia-familia-producto-presentación.

Pero aún así, ese importe puede verse afectado o reducido por ciertos conceptos de la misma factura, como son los rapeles a cuenta, los descuentos financieros o, en determinados sectores, por los impuestos especiales. Y es cada vez más habitual que el acuerdo se establezca no ya con base en la fecha de factura, sino según la fecha de pedido o la fecha de entrega del producto. Ciertamente, la factura, en su “simplicidad aparente” contiene mucha información, información que puede afectar a la base de cálculo del acuerdo y a su coste asociado.

Esa base de cálculo puede estar nominada en euros o en unidades. Y si hablamos de unidades, debe haber una cierta homogeneidad en su tratamiento. Porque no es lo mismo hablar de unidades de presentación (botella o pack) que de unidades físicas (litros o kilos). No es lo mismo pactar un descuento por botella (que para un mismo producto puede ser de 0,75 litros o de 1,5 litros) que por unidades físicas (litros).

Pueden pactarse acuerdos con condiciones que tienen un escalado, y cuya aplicación puede ser lineal o escalar. Por ejemplo, si pactamos un 1% sobre los 10.000 primeros euros, un 2% sobre los 10.000 siguientes y un 3% por el resto en adelante, debe quedar claro si en el caso de tener unas ventas de 2.500 € el coste será de 450 € (100 de los primeros 10.000; 200 de los 10.000 siguientes y 150 del resto) o será de 750€ (cada escalón se aplica sobre todo, y no solo sobre su tramo). Y este simple concepto (“desde- hasta” o simplemente “hasta”) puede afectar no solo al cálculo, sino hasta a la mejor estimación del coste a incurrir. En estas condiciones “hasta”, como suelen ser los rapeles, hay directores financieros que durante el año, por un ejercicio de prudencia, aplican el máximo escalón, para ir después a una regularización, si procede, que siempre será favorable desde el punto de vista de costes.

Como ya comentábamos en entradas previas de este blog, todo lo anterior exige tener un correcto alineamiento entre los sistemas de información de la compañía (jerarquía de productos, clientes y organización comercial) y las necesidades de los departamentos comerciales (key account, product manager y estructura comercial).

A veces se intenta poner límites a la capacidad de negociación del área comercial porque los sistemas no lo pueden tratar. Y parecemos olvidar que los sistemas están al servicio de la organización, y no al revés.

Lógicamente, al aumentar la complejidad en la definición de las bases de cálculo, aumenta la complejidad de gestión. Y es ahí donde a parecen los Excel en muchas compañías. Pero estos también tienen un límite. Y si como hemos visto en Grupo Choice, algunas compañías llegan a tener hasta 12 bases de cálculo diferentes definidas, poder tener un sistema de control de cargos fiable es complicado.

Pensemos que el no-alineamiento en estos conceptos va a generar incidencias en la evaluación del Precio Neto de venta, pues supondrá la recepción de cargos no previstos sobre los cálculos estimados, generando  una fuerte carga administrativa adicional de control y conformación de cargos recibidos.

Un tema complicado, y con un impacto muy notable en la cuenta de resultados de la compañía.

GRUPO CHOICE ha liberado la nueva versión de su aplicativo SIAC V3.0, que incrementa las prestaciones para el control de gastos incurridos y la imputación de cargos a sus correspondientes líneas de acuerdo www.grupochoice.com

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