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Los acuerdos comerciales y la necesidad de recálculo

Si bien hay acuerdos comerciales (o acuerdos de trade marketing) que tienen una vigencia inferior a un año, y que responden a campañas temporales, los más frecuentes son los que tienen vigencia anual, y normalmente ligados al concepto de año natural. El hecho de que en algunos sectores el año fiscal de la compañía difiera del año natural, solo añade una problemática adicional de control: presupuesto económico de la compañía frente a gasto incurrido en acuerdos, que están a caballo entre dos años fiscales.

Uno de los problemas que genera el control de los acuerdos comerciales es que la firma de los acuerdos definitivos suele hacer ya avanzado el año natural. Firmar acuerdos en marzo o abril y a veces más allá, no es algo inhabitual. De hecho, lo extraño es tenerlo firmado en enero.

Durante esos primeros meses, las compañías son conscientes de que se está generando coste, y de hecho se reciben cargos, que deben controlarse sobre una “estructura provisional” de acuerdo

Las compañías suelen “copiar” el acuerdo del año anterior, ajustando algunos conceptos en los que se estima más probabilidad de que se produzcan cambios, y se van realizando imputaciones en las cuentas de resultados y asignaciones a líneas de estos pre-acuerdos

El problema relevante aparece en el momento de la firma del acuerdo definitivo. Porque en ese momento debe realizarse un recálculo para obtener los costes efectivamente incurridos.

El primer tema a analizar es la capacidad de los sistemas de la compañía para hacer ese recálculo. Hay ERP´s en el mercado con capacidad limitada para hacer ese recálculo sobre ventas pasadas. Y por otro lado, pueden aparecer en esos acuerdos definitivos nuevas tipologías de concepto y/o nuevas bases de cálculo a aplicar. No es raro encontrar compañías que han de hacer, con el mejor criterio posible, un cálculo “a tanto alzado” (o lo que es lo mismo un “chute con cuidado”) para ajustar la situación anterior, y a partir de ese momento aplicar el acuerdo definitivo. Pero penemos que cuanto más avanzado este el año natural, mayor puede ser el importe del ajuste, con la correspondiente repercusión en el Precio Neto de venta y en la cuenta de resultados.

Y  ese impacto sobre la cuenta de resultados da lugar a una nueva incidencia a resolver. Si tras el recálculo del acuerdo comercial aparece una diferencia sobre la estimación de costes derivada del “acuerdo provisional” sobre el que estábamos trabajando ¿Qué hacer con esa diferencia de coste?

Nuestra experiencia nos ha llevado a ver las dos formas de afrontar este tema, desde la Dirección Financiera

  1. Como las cuentas de resultados de los meses anteriores ya están cerradas y reportadas, y no se pueden/quieren alterar, la diferencia se aplica en su totalidad, como una regularización total en el mes de la firma. Se asume, a nivel contable, una diferencia que hasta entonces no se había materializado. Se “desfigura” la cuenta de resultados de un mes, pero a nivel de datos acumulados la situación se regulariza
  2. Para evitar un impacto único en un determinado mes, si bien los Net Price se recalculan según el acuerdo firmado (a nivel producto-mínimo nivel de detalle y cliente-mínimo nivel solicitante) la diferencia de coste se periodifica entre los meses restantes del año natural, “laminando” así el impacto en las cuentas de resultados.

Lógicamente, cualquiera de las opciones es, desde el punto de vista financiero / contable, aceptable. Y los sistemas de gestión deben permitirlo y tratarlo

Si se elige la opción 1 (incorporar todo el coste devengado) los Net Price reales estarán más alineados con el resultado contable global de la compañía. En el caso de la opción 2, la cuenta de resultados solo se alinea con los Net Price si incorporamos, adicionalmente, la provisión pendiente de absorber.

En cualquier caso, dado el impacto de los acuerdos comerciales sobre la cuenta de resultados, la problemática del recálculo de los acuerdos definitivos no es un tema menor. Y se deben prever las herramientas necesarias para que el dato final sea lo más correcto posible.

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4 Comentarios en Los acuerdos comerciales y la necesidad de recálculo

  1. Una alternativa más adecuada a nivel de reporting cara a la Dirección Financiera y Dirección General más adecuada es generar un tipo dos tipos movimientos (Anulación e devengo) de redistribución de gastos dentro de periodos cerrados dentro propio ejercicio a efectos de reporting, cuyos efecto neto de cero considerado en su conjunto.

    Lo único que hay que adaptar el reporting para que descartando los movimientos del tipo devengo, indique al nivel de detalle deseado que importe del gasto del periodo se ha devengado en meses anteriores. Y si se quiere sacar una evolución de resultados “real” procesan tanto los movimientos de Anulación como los de Devengo en el nuevo reporting por periodos.

    El cumulativos estos dos tipos nuevos de movimientos tienen un resultado neto 0, por lo tanto no afectan ni a los gastos individuales, ni a los resultados.

  2. Francisco Marin Cano // 16 agosto, 2014 en 17:23 // Responder

    Gracias por el comentario.
    Cierto, el ir haciendo cada período “anulación y devengo” permite actualizar los datos al cierre del período. Y si algo me ha extrañado es encontrar compañías que “cierran” cada mes, sin oportunidad de retroceder lo no devengado.

  3. Basandome en mi experiencia ” promediada” de años en el negocio del TMK, te diria que la mayoria de cargos se hacen retroactivos.Es decir, la cadena ha mantenido el precio al mismo nivel que el a.anterior durante 3 o 4 meses…pero el fabricante debe absorber con efecto retroactivo el incremento en la plantilla.

    Y otra cosa muy interesante es como algunos se hacen trampas al solitario, vendiendo que la plantilla ” solo sube 2%” vs aa.Si el acuerdo anual anterior era un 10% y el nuevo acuerdo es un 12%…eso son dos puntos absolutos…y 20 puntos relativos.

  4. Francisco Marin // 16 noviembre, 2015 en 8:48 // Responder

    Efectivamente, el problema de estos cálculos “retroactivos” es que firmas una plantilla en marzo (con periodo enero-diciembre), y los cargos te vienen corregidos desde enero, con lo que la cuenta de resultados de la compañía ( y los precios netos) se ven afectados
    Por eso, algunas empresas usan, para el calculo interno del devengo de coste “plantillas provisionales” para minimizar la desviación con la realidad esperada

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