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Gastos administrativos y su optimización

tecnologías y gasto administrativoLos gastos administrativos son de esos conceptos que deberían estar en permanente revisión. El típico concepto de “overhead” que las grandes organizaciones piensan y repiensan constantemente.

Y no solo hablamos de eliminar tares repetitivas (“siempre se ha hecho así”) o tareas sin valor añadido. Se habla mucho de la tecnología en las empresas, y si hay un área donde pueden ofrecer sensibles mejoras es en el área administrativa.

Pero uno de los problemas con los que nos encontramos es que “Tecnología = Inversión”. Y a cualquier inversión se le exige una rentabilidad, un ROI. Y ese beneficio adicional puede venir tanto de tener más y mejor información, algo sin duda muy difícil de evaluar, digamos lo que digamos los consultores, sino en eliminar tareas sin valor añadido que consumen horas/persona, con lo que o se pueden reducir recursos, o pueden dedicarse a tareas de mayor valor añadido. O en cambiar procedimientos de cobro, pago, asignación de flujos monetarios o generación automática de apuntes, elaboración de previsiones,.. que pueden automatizarse y liberar tiempo para tareas de mayor valor.

Pensemos en la digitalización. Algo que a muchas PYMEs, y no PYMEs, les suena a lejano. Simplemente hay que plantearse las horas que dedicamos a archivar, de una manera muy ordenada, un documento que quizás nunca se vaya a consultar. La idea de “archivo caótico”, con una buena indexación, nos permitiría acceder también a esa información, sin necesidad de dedicar horas a archivar las facturas de los clientes, junto con su albarán, una junto a otro, cada uno en su carpeta y por secuencia cronológica. Y a eso nos referíamos hace ya algún tiempo “La gestión documental es algo más que escanear”.

Pero en muchas empresas, cuando se plantea el ahorro de tiempo que se puede obtener, las respuestas pueden dejarte atónito. Muchas empresas consideran al personal administrativo como un gasto fijo, no como un coste del que se puede obtener más fruto. Hace pocos días, cuando en una empresa comentábamos el tiempo que se puede ahorrar con un proceso automático de conciliación, la respuesta, más o menos, fue: “Para el tiempo que dedica el administrativo, en total 2 o 3 días al mes. Y además ya lo tengo en plantilla. ¿Para qué invertir?

Conozco un grupo de empresa que tiene a una persona alrededor de 2 horas diarias bajándose los extractos de los bancos del grupo. Conecta con el banco, baja los archivos, valida que son correctos y los incorpora a los sistemas de gestión. Y dada la confidencialidad de los datos, no es un administrativo de bajo nivel. En total casi 40 horas al mes. Un coste notable. Pues bien, ante la propuesta de invertir en un sistema de captación automática de apuntes, que le permitiría a las 9 de la mañana tener sus extractos recogidos, validados e incorporados en sus sistemas de información, se plantea el “gasto” (no la inversión) en el que debería de incurrir, y como “el administrativo ya lo tengo” sigue manteniendo su procedimiento actual.

Una de las áreas de actuación de Grupo Choice se centra en la gestión de tesorería . Y las posibilidades de optimizar procesos de información, ganado en rapidez y calidad del dato, procesos de control (ahora que tanto se habla de las comisiones bancarias) y en eliminar tareas repetitivas (dobles contabilizaciones) o tareas sin valor añadido (como la conciliación) son enormes. Y esto, que en grandes compañías se ve de una manera clara, es difícil de hacerlo entender cuando se baja de tamaño. Ciertamente, existen microempresa con una complicación/complejidad en la gestión que puede no hacer rentable la inversión, pero en cuanto hablamos de pequeñas o medianas empresas cuesta pensar que los gestores no vean el coste en el que están incurriendo, y la posibilidad de mejorarlo.

Claro que hay quizás un problema de gestión más profundo. Hay gestores que piensan. “Y con esta persona y con su tiempo liberado. ¿Ahora qué hago? Y esto puede ser el verdadero drama

Porque la tecnología ayuda a resolver problemas y a mejorar en la gestión. Pero quien no ve el problema, o no se plantea / no sabe cómo aplicar mejoras en la gestión, de nada le va a servir una mejor tecnología, de entrada porque no va a verla como útil.

Y hoy, hablando de costes administrativos, solo hemos comentado, por encima, las posibilidades en tesorería. Podríamos hablar de muchas más. Pero siempre hay que pasar por 4 pasos

1.- Ser consciente de que se puede mejorar: Tengo un problema si no tengo lo que quiero.

2.- Como me puede ayudar la tecnología a mejorar.

3.- Como cambian mis procesos con la nueva tecnología. Nuevas herramientas exigen nuevas formas de hacer.

4.- Hacer el cambio.

Tan fáciles de enumerar como difíciles de implementar. Y si quieren conocer más sobre nuestras soluciones, les remito a nuestra web.

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