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Acuerdos comerciales, tesorería y riesgo de clientes

cadaunoporsuladoEstos días estamos dando un curso para una organización empresarial sobre gestión de tesorería. Y uno de los tesoreros asistentes me comentaba su “sufrimiento” con las liquidaciones que está recibiendo de los acuerdos comerciales pactados con sus clientes de la gran distribución.

La semana pasada había recibido el cargo de la liquidación definitiva de los rapeles de una gran cadena de distribución. Y su sorpresa no era recibir un cargo, sino el importe de la liquidación, que superaba en 400.000 € a lo esperado. Y el error iba en cascada. Si sorprendido estaba él, más lo estaba el departamento de contabilidad, que no esperaba ese volumen, y que debía modificar el cierre adelantado del ejercicio que había pasado a Dirección.

Quien estaba muy tranquilo era el gestor de riesgos, porque se trata de un gran cliente, con una gran solidez financiera, y la deuda vigente está asegurada en su totalidad.

En fin, el Excel con que la compañía controla los cargos esperados no había reflejado correctamente los rapeles esperados, no había gestionado los cargos posibles, además de los rapeles a cuenta en factura que se aplicaban al cliente, y no se había reflejado correctamente un acuerdo que planteaba que los rapeles eran acumulativos (de 1 a 1000 el 1%,  de 1000 a 3000 el 2%, y en adelante el 3% pero sobre todas las ventas.

Comentábamos hace poco la importancia de los acuerdos comerciales en los cierres contables, no solo por la información que se suministra a Dirección, sino también por la necesidad de provisionar los costes devengados en el ejercicio a efectos fiscales (ver acuerdos comerciales y cierre contable).

Pero esa preocupación debe de ser igual de importante para el Credit Manager. Y no porque exista una situación latente de riesgo, que en este caso no se da. El Credit Manager como controlador del flujo de cobros esperado de clientes, es una fuente de información primordial para el departamento de tesorería. No olvidemos que la principal fuente de entrada de liquidez en una compañía son los clientes. Y la fuente que valida los flujos esperados, las posibles incidencias o los cargos que se han de prever es el departamento de clientes, y a su frente, el Credit Manager (ver los acuerdos comerciales y el Credit Manager).

Porque una de las características de los acuerdos comerciales es que distorsionan el nivel de riesgo que mantenemos con este tipo de clientes. Podemos recibir deducciones en los cobros por cargos de los que ya hemos recibido el documento. Pero es bastante habitual que el cliente se deduzca cargos futuros de los que el documento aún no se ha recibido o no se ha contabilizado. Y es habitual que el cliente, para mejorar su tesorería adelante determinado tipo de cargos, por ejemplo los acuerdos no ligados a ventas como cartelería, aniversarios, aparición en la revista del cliente,… y pase a principio de año todo el cargo anual.

En cualquier caso, tanto el departamento contable, para hacer los cierres mensuales o trimestrales, y no digamos anuales, teniendo en cuenta los gastos efectivamente devengados, el Credit Manager para saber que compromisos tiene asumidos con sus clientes y por lo tanto cual es la situación de riesgo real (se han adelantado cargos, cuantos cargos se han devengado y aún no se ha recibido la documentación) y el tesorero, para evaluar los flujos de cobro que puede esperar, han de disponer de esta información de una manera rápida y transparente.

Y como ven no citamos a los departamentos comerciales, que son los que pactan con los clientes. Para ellos la importancia de esta información es tanto o más relevante, y por eso a veces son ellos los que tienen, más o menos ajustada, esta información que consideran que no es necesario compartir.

Ese mismo departamento comercial es el que pacta los acuerdos, muchas veces sin un procedimiento claro de cómo se debe de traspasar a los otros departamentos afectados, que como vemos son varios, y que a veces genera demoras en su incorporación en los sistemas de información y control. Y además esos acuerdos (o plantillas o trade marketing) tienen cada vez una mayor complejidad en su definición. Porque no hablamos ya solo de un rapel, que con mayor o menor complejidad es conceptualmente simple, sino sobre que importe se va a calcular ese rapel: importe de la factura antes de impuestos, excluyendo o no el rapel a cuenta, excluyendo o no otros descuento que figuran en la factura, calculándose sobre unidades monetarias (€) o unidades físicas (kilos o cajas o palets o…).

Y a pesar del impacto económico de estos acuerdos en la cuenta de resultados y del impacto en la gestión del día a día de múltiples departamentos, muchas compañías lo consideran un tema que puede resolverse con un Excel, y mucho voluntarismo. Y por ese desconocimiento o esa falta de comunicación, nos encontramos muchas veces con un desalineamiento entre los conceptos que se pactan, y la información disponible en la compañía (ver trade marketing y el alineamiento de conceptos)

Estamos ante un ejemplo más de la empresa como un flujo continuo, y que sin embargo se estructura como departamentos estancos en el tratamiento de la información. En este caso, el comercial pactó un acuerdo, el acuerdo se reflejó sin el detalle exhaustivo, contabilidad no ha dispuesto del dato correcto sobre el gasto incurrido, el credit manager no ha prestado atención pues entendía que no había un riesgo y el tesorero se ha llevado un susto morrocotudo.

Bueno, ahora solo queda contárselo a los directores financiero, comercial….y general.

GRUPO CHOICE ha liberado la nueva versión de su aplicativo SIAC V3.0, que incrementa las prestaciones en los procesos de recálculo, ajustándose a las necesidades y políticas contables de cada cliente.

2 Comentarios en Acuerdos comerciales, tesorería y riesgo de clientes

  1. javier Hernandez Poza // 26 febrero, 2016 en 13:28 // Responder

    Articulo que refleja las diferentes almas que coexisten en la empresa, reflejando el interes comercial de vender en algunas ocasiones_más o menos- prestando una menor atención al cobro final, el interes financiero en ajustar los cuadros financieros y los ratios de rentabilidad, el alma del tesorero con su flujo de tesoreria su cash flow su tesoro , todo esto esta en muchas o pocas ocasiones en conflicto permanente y se produce como bien detalla el articulo una sospresita en forme de mayores e inesperados gastos financieros y su directa implicación en el resúltado financiero.menudo palo para el Director General a ver como lo explica a los propietarios de la firma…muy buen articulo

  2. Francisco Marin // 26 febrero, 2016 en 14:17 // Responder

    Gracias por el comentario. Efectivamente parece raro que, con todo lo que hemos pasado, aun en las compañías haya esta descoordinación en la información de que disponen los distintos departamantos

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