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¿Compro una solución o me venden un software?

Hace ya 3 años publicamos esta entrada en nuestro blog, y seguimos encontrando actualmente que muchos  procesos de selección de software no sigue la lógica que debería tener. A día de hoy aún muchas decisiones no se basan en las necesidades actuales y futuras de información sino en los formatos, más o menos amigables, de presentación de la información. Por ello, volvemos a publicar esta entrada.

En estos días estamos abordando un proyecto de selección de software para un cliente. Y algo que parece obvio está poniendo de manifiesto la dificultad que existe en algunas compañías para seguir un proceso ordenado en ese proceso de selección,…y los defectos de algunas empresas de software al comercializar su producto.

Por el lado del comprador, se plantea un proceso lógico de cómo abordar la resolución de un problema de negocio. Si no hay insatisfacción, no hay problema, y por lo tanto no es necesario ni cambiar ni invertir. Pero si hay insatisfacción, da lo mismo que hablemos de un sistema logístico, de producción o financiero. Hay un problema, que deberá de estar claro, que exige una mayor calidad de información a partir de los sistemas que queremos implantar.

Por su propio concepto y definición, hablamos de sistemas de información. Por lo tanto, parece claro que lo primero que deberemos establecer es un RFI, un Request for Information. Cuál es la información que creemos necesitar para una mejor gestión de nuestro negocio, o de un área de nuestro negocio.

Este tema ya lo comentamos en otra entrada de este blog, cuando hablábamos de tesorerías complicadas y complejas. Distintos niveles de información requeridos suponen enfoques distintos de selección de software a posteriori. Por eso, no hay sistemas universales, ni “el mejor sistema”. Elaborar un RFI es una buena defensa contra el gregarismo en la selección del software. Y es que a veces se confunde “lo que más se vende” con “lo que yo necesito”.

Una de las ventajas de elaborar un RFI radica en que se pueden incorporar en esos requerimientos de información no solo las necesidades actuales de la organización sino también las que  se derivan de nuestros planes de estrategia de futuro. Si en 2 años pienso entrar en una nueva área del mercado, debo ya prever esa necesidad. No compro un ERP para 1 o 2 años. Y proteger la inversión exige prever que se necesitará en el futuro.

Y una vez desarrollado el RFI, cuando ya sabemos que queremos, podemos ya plantearle a los posibles candidatos el RFP, el Request for Proposal, una relación detallada no solo de los requisitos de información, sino también de las características tecnológicas de producto y todo lo relacionado con el proyecto de implantación, el proceso de formación y la gestión del cambio a nivel de organización que comporta. Y lógicamente, las condiciones económicas.

Y aquí ha aparecido una situación inesperada. Algunas compañías de software, apoyándose en su masiva presencia en el mercado (“soy el que más vende”) responden al RFP diciendo …que no lo van a contestar, porque prefieren tener un contacto directo con el cliente y percibir ellos sus necesidades. Atribuyéndose un conocimiento, que no tienen, del negocio y de qué puede necesitar el cliente, pasan por encima de los  análisis y del trabajo realizado, para “plantear su solución”. Es decir, pretenden pasar de comercializadores de software a estrategas de negocio. Y digo “pretenden”, porque en realidad lo único que intentan es vender su software. Y en un alarde de powerpoint, colorines y promesas, intentar convencer al cliente que su solución es la mejor (“somos líderes en el mercado”, porque todos dicen ser los líderes) y presionar en la venta. Y decimos “presionar en la venta”, porque si no se tienen claras las ideas, te venden un software, no compras una solución.

Las compañías han de tener claro que el software es solo una herramienta. Una llave inglesa es estéticamente elegante y bonita, pero si no tengo un tornillo que apretar o no sé qué tornillo he de apretar, es totalmente inútil. Y el software es como la llave inglesa de la información. Si no tengo claro qué necesito, qué voy a necesitar y  en qué entorno lo quiero, me pueden acabar vendiendo algo que no necesito.

Eso sí, una vez hecha la inversión, tendré que hacer un ejercicio de autoconvencimiento de lo acertado de la decisión, para evitar la frustración.

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