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La digitalización de las pymes. Un largo camino

“Hola, buenos días. Soy una empresa y quiere digitalizarme”

El concepto “digitalización” se ha convertido en el nuevo paradigma. Pero como todos estos conceptos “globales” no sabemos muy bien a que nos referimos. ¿A tener maquinaria de control digital? ¿A eliminar tareas de bajo valor añadido utilizando sistemas informáticos? ¿A avanzar en las comunicaciones intraempresa o interempresa?

Hemos de tener como punto de partida que más del 90% de las empresas en España son microempresas, es decir, que tienen menos de 10 trabajadores, lo cual ya nos da una idea de la capacidad financiera y de la capacidad de gestión empresarial para abordar este tipo de proyectos.

Pero nuestro objetivo sería definir los 6 puntos fundamentales en un proceso empresarial de digitalización:

1.-Entender el concepto. Digitalizar es utilizar las nuevas tecnologías (sistemas, comunicaciones, IoT,..) para añadir valor a los procesos de la empresa. Y hablamos de todos los procesos: productivos, financieros, comerciales, de decisión. No es solo tener un ERP o un CRM, o escanear los archivos, o usar Banca Electrónica. Es ver como en cualquier proceso la tecnología nos puede ayudar a añadir valor, optimizando la gestión de los recursos y eliminando tareas sin valor añadido.

2.- Sentir la necesidad. Aunque parezca raro, esta es una de las grandes barreras a la digitalización. Se oye mucho, se habla mucho, pero ¿A mí, para que me va a servir? En nuestra entrada (ver al pie) “Si funciona, no lo toques”, ya poníamos de manifiesto que uno de los problemas de la microempresa y de muchas PYMES es que no son capaces de detectar la necesidad de esa mejora en sus procesos empresariales. Y como no se siente la necesidad, no se lleva adelante.

Como ejemplo : conozco un grupo de empresas que sigue teniendo a una persona 2 horas diarias bajándose los extractos bancarios de todas las entidades del grupo. Y a pesar de que tiene ofertas en la mesa de automatizar ese proceso por menos de 300 € /mes, no lo hace para no incurrir en un mayor gasto. Ya sabe que las horas/persona que está dedicando le cuestan más, y que podría dedicar ese recurso a tareas de mayor valor, pero no ve la necesidad.

3.- Detectar y planificar las áreas a abordar. La digitalización es un proceso que ha de desarrollarse en el tiempo, y que no se resuelve de un golpe. Deben estudiarse las áreas susceptibles de digitalización, priorizar según criterios de complejidad y rentabilidad. Lo lógico sería empezar por las más rentables y simples, luego las más rentables y complejas, después las menos rentables y simples y acabar con las menos rentables y más complejas.

4.- Valorar la capacidad financiera. La digitalización implica un coste. La utilización de sistemas en entorno SAAS ha permitido que inversiones que debían llevar el rotulo de CAPEX pasen hoy a poder ser tratadas como OPEX. Pero hay una inversión inicial en redefinición de procesos e implantación de sistemas que pueden implicar tener un mínimo músculo financiero disponible.

5.- Disponer de recursos humanos válidos y suficientes. Este es el eslabón más débil de la cadena. Los cambios que la digitalización comporta va a exigir disponer en cantidad y, sobre todo, en calidad de los recursos humanos necesarios. Porque es muy posible que el nuevo proceso exija nuevas capacidades, lo que implica capacidad de aprendizaje.Y el ser humano, por definición, necesita un tiempo para asimilar el cambio. Además, el proyecto de cambio, sea de implantación de un CRM, de un cambio de sistemas de comunicación con los comerciales o cambiar los sistemas de archivo, exige un esfuerzo adicional durante el proceso de implantación. Hay un incremento de carga de trabajo con el mismo tiempo disponible. Y eso es un generador de stress en la organización.

6.- Saber gestionar el cambio. El cambio de la gestión analógica (o la gestión en puro papel) a una gestión digital no se hace de la noche a la mañana. Y el proceso de cambio es duro para las personas. Porque supone cambiar prácticas que se han venido haciendo durante mucho tiempo. Y no es solo cuestión de saber hacer (eso la formación lo cubre) sino de querer hacer, es decir, cambiar el hábito por bueno que fuera. Y habrá que demostrar y convencer la bondad del nuevo proceso, contra las ventajas que muchos dirán que el anterior proceso tenía y lo poco que aporta el nuevo. Cuantas veces hemos visto fracasar proyectos porque “los listados no son como antes” o las consultas se ven de manera diferente.

La digitalización de una rea puede llevar a disponer de más datos y de más información, y habrá que formar a los recursos para que sepan sacar buen fruto de esa mayor información aplicando mayores esfuerzos en el análisis.

Es fácil ver que no es una tarea ni fácil, ni rápida ni gratuita. Pero es necesaria. Y es una tarea que hay que empezar ya, porque no se puede improvisar. Y la digitalización es una de las herramientas para ganar en productividad, en eficacia, en control de costes y en competitividad.

Y este tren solo pasará una vez. Y quién lo pierda ya no tendrá más oportunidades.

 

NOTA: Sobre temas de Digitalización ya hemos publicado distintas entradas en este blog. Colocando en nuestro buscador la palabra “Digitalización” encontrarán todas esas entradas.

 

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