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La digitalización de los acuerdos comerciales

Cuando hablamos de digitalización muchas veces se habla de temas genéricos. Hoy queremos hablar de la digitalización de un área pequeña pero muy relevante en la cuenta de resultados de las empresas de productos de consumo que utilizan como canal de venta a la gran distribución

Se aproxima el final de año y es hora de reparar el “Last Estimate”, la previsión de cierre que va a tener la compañía a final de año.

Hacer estimaciones de diferentes partidas puede ser fácil (por ejemplo, inversiones o costes de personal y servicios) pero otras son más complicadas, sobre todo las que son ajenas a la compañía: ventas, previsiones de cobros…

Y hay una estimación que exige un esfuerzo significativo en las empresas de productos de consumo que se relacionan con la gran distribución: El coste de los acuerdos comerciales que tenemos con nuestros clientes. Y es relevante porque ahí puede ir más del 20% de nuestra facturación como coste comercial. Y muchos de esos costes se materializan en cargos de los clientes, fuera de la factura de venta original.

Muchas de esas compañías tienen controlado los gastos devengados y los cargos que han recibido y por tanto han de estimar los cargos que se devengaran sobre las ventas estimadas. Otras solo tienen controlado los cargos recibidos, con lo que cualquier estimación es más difícil.

Y en muchas compañías entrara en funcionamiento el Excel, el mayor segundo invento del siglo XX después del PC. Complicadísimos Excel, que muchas veces tiene dificultades en reflejar las peculiaridades de los acuerdos comerciales, con productos excluidos o no, con centrales de compra y clientes excluidos, con…

Por si fuera poco, los abonos a clientes (por precios, cantidades,…) que matizan las bases de cálculo de los acuerdos no siempre se tienen disponibles en la información de forma clara.x

Resultado: se realiza la mejor estimación posible a base de voluntarismo, y aceptando ya que el error puede ser más o menos significativo.

El hecho de que los acuerdos comerciales sean gestionados por el cliente es una especificidad de los mercados del Sur de Europa. Eso ha hecho que los softwares (ERP) en cuanto a su standard en el mercado no los incorporen en la gestión de su complejidad.

Es fácil decir que nuestro sistema gestiona los rapeles, pero si luego hay rapeles a cuenta en factura mientras el resto se liquidarán por un cargo del cliente entramos ya en un territorio más complejo. Porque seguramente ese rapel tendrá “escalones” (a mayor venta mayor rapel). Y no digamos si para el rapel hay que contar importes con o sin otros descuentos.

GRUPO CHOICE ha desarrollado el sistema SIAC (Sistema de Información de Acuerdos Comerciales), que ya está en su versión 3.0, que se enfoca a gestionar exclusivamente esta gestión de los costes asociados a los acuerdos comerciales. Los usuarios de SIAC, en estos momentos, pueden incorporar sus estimaciones de ventas y de forma rápida tener una evaluación de los costes a devengar.

Algunos de nuestros clientes utilizan SIAC como validador de sus propios sistemas. Actúa como una ayuda para ajustar aquellas carencias que sus sistemas estándar tienen. Y otros muchos lo tienen totalmente integrado.

Un sistema como SIAC va a permitir, el 3 de enero y una vez cerrada formalmente la liquidación del año fiscal (y si es en otro momento este cierre, pues en otra fecha) tener un cálculo exacto de los costes devengados, así como el detalle de cargos recibidos y pendientes de recibir. Y no es el sueño de un controller, o un contable o un auditor interno. Es el fruto de la digitalizacion de un área.

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