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Tareas necesarias y tareas con valor añadido

Una de las medidas necesarias para aumentar la productividad en la empresa es eliminar las tareas sin valor añadido. Cuando se habla de operaciones, se analizan tareas de las que se podría prescindir, controles que se podrían eliminar o movimientos logísticos que se podrían mejorar.

Y lógicamente, en el área de administración hay muchas tareas que no añaden valor. Sin embargo, podemos encontrarnos con tareas que por ser necesarias entendemos que tiene valor añadido. Y eso no es siempre cierto.

Y tomemos solo 2 ejemplos. La primera sería la conciliación de bancos. La conciliación es una tarea necesaria, que utilizamos para confirmar el patrimonio de la compañía, enfrentado nuestra realidad contable a la que dice un tercero, el banco. Pero la conciliación no añade valor a la compañía. Ni nuestro cliente va a tener un mejor producto o servicio, ni nuestra compañía vale más o ve aumentar su patrimonio, ni tiene una mejor estructura financiera. Claramente, es una tarea sin valor añadido.

Y dada esa dualidad hemos de plantearnos como realizarla utilizando los mínimos recursos de la compañía. Y ahí es donde entra la obligación del responsable de tesorería de aplicar las nuevas tecnologías para lograr ese ahorro de recursos.

Los sistemas de automatización de la gestión de tesorería (TMS) son la herramienta idónea para reducir los recursos dedicados a estas tareas. A partir de los extractos bancarios que podemos recibir diariamente, estos sistemas pueden realizar:

  • Diariamente una conciliación de control para advertirnos de movimientos bancarios que no conocíamos (abonos de transferencia, impagados, cargos de intereses, comisiones o servicios).
  • Mensualmente, la conciliación contable que nos asegura la correcta situación de nuestro patrimonio.

Los sistemas de conciliación automática pueden llegar a cubrir hasta el 85%-90% de nuestra tarea habitual de conciliación. Un ahorro sensible en coste de recursos humanos para una tarea sin valor añadido.

Otra área donde vemos este concepto es en el área de pagos. Realizar los pagos en una compañía en el momento del vencimiento es una tarea necesaria. Sobre todo, para mantener el riesgo reputacional. Pero ¿es una tarea con valor añadido? Claramente no. Y por eso los ERP, en su área de gestión de proveedores, han avanzado para que los tesoreros tengan a su disposición herramientas que les permitan agilizar/automatizar los procesos de emisión de transferencias, de cheques y de pagarés o similares.

Pero podemos ir más allá ¿Cuantas tareas de contabilización son susceptibles de ser automatizadas? Hoy las compañías no “contabilizan” las facturas de venta, pues el proceso de facturación ya genera los datos necesarios para preparar el reflejo contable. ¿Y las facturas de proveedores? La mayor parte de las facturas que recibimos tienen un pedido previo. Y la confirmación de la recepción del pedido ya podría generar la anotación contable. Y por tanto, liberaríamos recursos en esta tarea.

Pero estas mejoras exigen cambios organizativos previos: pedidos de venta bien definidos, pedidos de compra con toda la información necesaria..

Los nuevos sistemas de información nos permiten todas esas mejoras, independientemente del tamaño de la compañía. No son un recurso exclusivo de las grandes empresas. Y en las PYMES, que también lo tiene accesible, es donde el aumento de eficacia es más necesario. Porque la productividad de las PYMES es inferior a la de las grandes empresas. Y uno de los motivos es que, teniendo los medios, no hay una voluntad constante de ir en ese proceso de mejora continua. En ir analizando constantemente que tares son necesarias y cuáles no, y de las necesarias cuales añaden valor y cuales no. Y cuanto menos valor añadan, más necesario es analizar cómo reducir los recursos dedicados.

La alternativa de los sistemas en entorno SAAS permite convertir los CAPEX (inversiones) en OPEX (gastos operativos). Las posibilidades están. Ahora solo falta tomar las decisiones.

GRUPO CHOICE acumula más de 20 años de experiencia en el desarrollo e implantación de sistemas de gestión en grandes empresas y PYMES. Nos encontrara en www.choice.es.

 

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