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Cierre de ejercicio y acuerdos comerciales

La mayoría de las empresas cerraron ya su ejercicio el 31 de diciembre. Y otro grupo importante  lo harán el 31 de enero, con el cierre de las primeras rebajas.

Y para el cierre del ejercicio, empieza el duro trabajo del cálculo del impacto en las cuentas de resultados y las previsiones a hacer ligados a acuerdos comerciales. Y, sobre todo, en las empresas de productos de consumo en sus acuerdos con la gran distribución.

El coste de estos acuerdos suele ser un concepto muy relevante en los resultados. La diferencia entre el precio de tarifa y el precio neto puede suponer un porcentaje que supere incluso el 20%.

Y estos acuerdos comerciales no vienen todos reflejados en las facturas emitidas. Hay situaciones especiales que van desde los rapeles a cuenta (solo una parte va en factura y otra debe liquidarse a final de año) hasta los acuerdos que prevén que sea el cliente el que genere la nota de cargo.

Y el hecho de que muchos de los cargos pendientes aún no estén documentados obliga a encontrar algún método de estimación de estos costes.

No hay duda de que si una empresa solo tiene 10 o 15 acuerdos pude intentar manejar esta información a través de un Excel. Per se, es complejo pues los acuerdos pueden afectar solo a ciertos productos e incluso solo a ciertas presentaciones de algunos productos, o solo a unos ciertos niveles dentro de un cliente (un área geográfica o a una cierta tipología de cuentas) y no ser acuerdos anuales, sino responder a ciertas campañas temporales. Como decía un colega “un esfuerzo de pura tracción sanguínea”.

GRUPO CHOICE ha desarrollado un sistema de seguimiento y control de los acuerdos comerciales (SIAC) que se encuentra ya en su versión 4.0. Los cambios en las prácticas de los departamentos comerciales y la necesidad de crear nuevas propuestas nos ha llevado a una mejora continua en las prestaciones, tanto funcionales como tecnológicas.  Diferente a su visión original.

Y una de las características que hemos visto en los últimos tiempos ha sido un enfoque diferente en la aplicación del sistema.

Habitualmente las empresas utilizan SIAC para dos funciones básicas:

  • Calcular los costes devengados por los acuerdos comerciales generados.
  • Controlar los documentos de cargo recibidos y los pendientes de recibir, para provisionar los costes no documentados.

Con todo esto se cubren tanto las necesidades administrativas (documentos recibidos y pendientes), como de control (gastos efectivamente incurridos), como de auditoría (validación de costes documentados y provisiones) o fiscal (gastos imputados en el ejercicio).

Como SIAC permite la integración con cualquier ERP del mercado, el flujo de trabajo es simple.

Pero una compañía multinacional usuaria de SIAC se ha planteado otro enfoque. Ha realizado una inversión elevada en hacer que su proceso de facturación haga todos los cálculos ligados a acuerdos comerciales, algunos de los cuales incorpora a la factura y otros que guarda en sus sistemas para el control posterior.

Pero como ha detectado diferencias con la realidad derivada de diferentes temas: Acuerdos con efecto retroactivo (de hecho en enero no hay aún acuerdos firmados, y cuando se firmen lo harán con efectos desde 1 de enero), acuerdos basados no en fecha factura sino en fecha pedido o entrega, acuerdos introducidos con atraso… ha decidido utilizar SIAC para confrontar las diferencias entre sus sistemas corporativos (es una multinacional suiza y sus sistemas son de gestión central e inmodificables) y un sistema (SIAC) que elimine desviaciones no deseadas.

Otro problema relevante del control de los acuerdos comerciales es cuando el ámbito temporal del acuerdo (por ejemplo, de 1 de enero a 31 de diciembre) no es el mismo que el ejercicio fiscal de la compañía. Pensemos en una empresa de vinos, cuyo ejercicio suele ir de Septiembre (inicio de las cosechas) octubre a septiembre. Por un lado la empresa quiere controlar los costes incurridos, pero el acuerdo con el cliente y los compromisos asumidos exigen un control en un plazo temporal distinto.

Sin duda, SIAC es una herramienta que además de facilitar el control de los acuerdos comerciales en sus distintas facetas de impacto, permite una distribución de la información entre los responsables de productos (product managers) o clientes (key accounts) que reduce de forma sensible los esfuerzos que este tipo de seguimiento requiere. Lo que implica un elevado ROI en lainversión.

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